Klant betaalt laat? Zo zorg je dat je niet in de knel komt

Laat betaalde facturen komen in vrijwel elk bedrijf voor. Je hebt goed werk geleverd, de klant is tevreden, maar de betaling laat op zich wachten. Soms dagen, soms weken. Dat geeft onrust, vooral als je zelf kosten moet betalen of nieuwe opdrachten moet oppakken.

Gelukkig kun je veel doen om dit te voorkomen én om ervoor te zorgen dat late betalingen je bedrijf niet in de problemen brengen.

1. Begrijp waarom klanten te laat betalen

Niet elke late betaling is onwil. Vaak zijn er drie redenen:

1. Administratieve fouten

Facturen blijven liggen, verkeerd ingevoerd of intern nog niet goedgekeurd.

2. Financiële vertraging bij de klant

Sommige klanten wachten zelf op binnenkomende betalingen.

3. Gebrek aan prioriteit

Niet iedereen behandelt facturen even snel.

Door te weten waar vertraging vandaan komt, stuur je rustiger en slimmer.

2. Communiceer duidelijk vanaf het begin

Late betalingen ontstaan vaak door onduidelijkheid.

Wees helder in je offerte en factuur:

• Vermeld altijd je betaaltermijn (bijv. 14 of 30 dagen)

• Zet de uiterste betaaldatum duidelijk bovenaan

• Voeg een zin toe als: “Na deze datum kan rente in rekening worden gebracht”

Hoe duidelijker je bent, hoe sneller een betaling wordt verwerkt.

💡 Tip: Herhaal de betaaltermijn ook in je e-mail bij het verzenden van de factuur. Veel klanten lezen die eerder dan het document zelf.

3. Verstuur herinneringen op tijd

Veel ZZP’ers wachten te lang met hun eerste herinnering, uit beleefdheid of hoop. Toch is juist een vroege herinnering het meest effectief.

Aanpak in drie stappen:

1. Dag 1: Factuur verstuurd → bevestig ontvangst.

2. Dag 15 of 31: Stuur een vriendelijke herinnering.

3. Een week later: Bel even na.

Kort, vriendelijk en duidelijk werkt beter dan boos worden. Bijvoorbeeld:

“Ik zie dat de betaling van factuur #123 nog niet is ontvangen. Kun je aangeven wanneer die wordt overgemaakt?”

Het klinkt beleefd, maar houdt de druk er wel op.

4. Ken je rechten als ZZP’er

Volgens de wet mag een betaling bij zakelijke klanten maximaal 30 dagen duren, tenzij anders afgesproken. Betaalt de klant later, dan heb je recht op:

• Wettelijke handelsrente

• Incassokosten

• Een vergoeding van €40 aan herinneringskosten

Je bent dus juridisch sterk beschermd, maar in de praktijk is het verstandiger om eerst de relatie goed te houden.

Gebruik deze rechten pas als laatste stap, of schakel een factoringpartner in die het netjes voor je overneemt.

5. Houd overzicht over openstaande facturen

Zonder overzicht kun je niet bijsturen. Gebruik een eenvoudig systeem of je boekhoudsoftware om bij te houden:

• Welke facturen openstaan

• Hoe lang ze al openstaan

• Wanneer herinneringen zijn gestuurd

💡 Tip: Maak een wekelijkse “debiteurencheck”, 10 minuten volstaan. Zo houd je grip op je inkomsten en voorkom je dat facturen onder de radar verdwijnen.

6. Denk aan je cashflow, niet alleen aan de betaling

Late betalingen kunnen veel impact hebben op je bedrijf. Als opdrachten doorgaan maar betalingen uitblijven, moet je soms tijdelijk investeren uit eigen middelen. Dat kan druk geven op je planning, je buffer en je dagelijkse bedrijfsvoering.

Het is niet altijd voorspelbaar wanneer een klant precies betaalt en dat maakt ondernemen soms onrustig. Juist daarom kiezen steeds meer bedrijven en zelfstandigen voor factoring. Door je factuur snel uit te laten betalen, blijft je cashflow soepel lopen en hoef je minder afhankelijk te zijn van de betaaltermijnen van anderen.

Je kunt materialen inkopen, je planning aanhouden en gewoon doorwerken zonder steeds te hoeven wachten. Bij Emwerk wordt een factuur meestal binnen 12 uur uitbetaald, nadat we akkoord hebben gegeven.

Dat betekent dat jij sneller over je geld beschikt, terwijl wij de betaling verder volgen. Zo behoud jij rust en overzicht, ook als betalingen bij klanten een keer wat langer onderweg zijn.

7. Gebruik factoring als bescherming tegen late betalingen

Factoring is eigenlijk je veiligheidsnet. Je hoeft niet te wachten, geen herinneringen te sturen en geen risico te nemen.

Zo werkt het:

1. Jij stuurt je factuur naar Emwerk

2. Wij doen een korte controle

3. Jij ontvangt de betaling (vaak binnen 12 uur)

4. Wij houden de betaling verder in de gaten

Het verschil lijkt klein, maar het effect is groot. Je krijgt rust, zekerheid en tijd om door te gaan met werken.

8. Voorkom dat het opnieuw gebeurt

De beste aanpak is voorkomen dat klanten opnieuw te laat betalen.

Check klanten vooraf

Doe een snelle kredietcheck voordat je begint. Bij Emwerk doen we dat automatisch.

Werk met duidelijke afspraken

Schrijf betalingsvoorwaarden in je offerte en laat ze bevestigen.

Zorg dat je professioneel factureert

Een nette, overzichtelijke factuur met logo en juiste gegevens wordt sneller verwerkt.

Kleine details maken een groot verschil in hoe serieus klanten je nemen.

9. Wat je niet moet doen

• Niet dreigen bij de eerste herinnering. Dat breekt vertrouwen.

• Niet blijven hopen. Na twee herinneringen: actie ondernemen.

• Niet alles zelf dragen. Laat professionals (zoals factoring of incasso) helpen als het te veel tijd kost.

Je tijd is geld, letterlijk.

Late betalingen zijn frustrerend, maar niet onvermijdelijk. Door duidelijk te communiceren, op tijd te herinneren en slim te plannen, voorkom je de meeste problemen.

En als het toch misgaat? Factoring vangt het risico op, zodat jij niet in de knel komt. Bij Emwerk regelen we dat binnen 12 uur, zodat jij verder kunt met ondernemen, zonder wachten.

Neem contact op met Emwerk